Serienbrief erstellen

Mit der Programmfunktion "Serienbrief erstellen" erzeugt TSN für wählbare Betriebe (z.B. alle Klauentierhalter in einem Sperrbezirk) eine Adressliste, die von der Serienbrieffunktion von Word zur Erstellung von Briefen, Umschlägen, Etiketten oder Emails genutzt werden kann. Dazu unterstützt die besagte Adressliste eine Reihe zu Microsoft Word kompatibler Seriendruckfelder, die sofort zur Ausgabe von Adressblock oder Grußzeile genutzt werden können und weitere Seriendruckfelder, die separat eingefügt werden können (z.B. Registriernummer des Betriebs). Neben der reinen Erstellung der Adressliste zur späteren, manuellen Weiterverarbeitung kann Word sofort mit einem neuen oder vorhandenen Dokument geöffnet werden.

Besonders komfortabel ist die Möglichkeit, mit der Programmfunktion Dokumente verwalten Textbausteine wie Kopfbögen, Verfügungen usw. in der Datenbank des Mandanten zu hinterlegen und bei der Erstellung von Serienbriefen zu verwenden. Dabei werden die in den Textbausteinen enthaltenen Seriendruckfelder automatisch mit den Informationen aus der Adressliste verknüpft.

Die Serienbrieffunktion kann über die Programmfunktionen Betriebe abfragen, Betriebe verwalten und im Krisen-Explorer aktiviert werden.

1. Dateinamen und Optionen für Adressliste

Mit der Schaltfläche ist der Name der Adressliste festzulegen, die Word als Liste der Empfänger für den Seriendruck verwendet.

Wird das Kontrollkästchen "Ansprechpartner" gewählt, erzeugt TSN für jeden Ansprechpartner eines Betriebs einen Eintrag (eine separate Zeile) in der Adressliste und füllt die Standardseriendruckfelder von Word (Firma, Anrede, Nachname, Vorname, PLZ, Adresse1, Telefon, Fax, Email) mit dessen Adressangaben. Des Weiteren wird im Feld Typ ein "A" eingetragen, was ggf. zu Informations- und Abfragezwecken in Word genutzt werden kann. Seriendruckfelder

Ist das Kontrollkästchen "Besitzer" gewählt, erzeugt TSN immer dann einen Eintrag (eine separate Zeile) in der Adressliste, wenn bei den Adressangaben zum Betrieb ein abweichender Hauptbetrieb bzw. Besitzer angegeben worden ist. Die Standardseriendruckfelder von Word werden für diesen Eintrag mit den Adressangeben des abweichenden Hauptbetriebs/Besitzers gefüllt und in das Feld Typ ein "B" eingetragen.

2. Modus auswählen

Im Optionsfeld "Modus" wird festgelegt, ob lediglich ein Adressliste erstellt oder Word sofort zum Seriendruck gestartet wird.

•nur Adressliste erstellen

Es wird lediglich eine Adressliste erstellt. Diese kann später in Word manuell weiter verarbeitet werden, indem sie "von Hand" als Empfängerliste beim Seriendruck gewählt wird.

•Adressliste erstellen - Word mit Textbaustein starten

Diese Option erstellt die Adressliste und startet Word mit einem oder mehreren Textbausteinen aus der Datenbank des Mandanten, die über die Programmfunktion Dokumente verwalten beim Mandanten hinterlegt worden sein müssen.

Aus dem Listenfeld "nicht gewählte Textbausteine" können die zu druckenden Dokumente per Mausdoppelklick oder über die Schaltflächen "< Wählen" oder "<< Alle" in das Listenfeld "gewählte Textbausteine" bewegt werden. Achten Sie hierbei auf die richtige Reihenfolge der zu druckenden Dokumente, wenn Sie mehr als einen Textbaustein verarbeiten wollen. Mit den Schaltflächen "Hoch" bzw. "Tief" kann das markierte Element in der Liste nach oben bzw. unten verschoben werden. Beim Betätigen von "Ok" wird die Adressliste erstellt, Word gestartet und die Adressliste sowie alle gewählten Textbausteine (Dokumente) geladen.

•Adressliste erstellen - Word mit vorhandenem Dokument starten

Diese Option erstellt die Adressliste, startet Word, aktiviert den Seriendruckmodus, lädt die Adressliste und das über die Schaltfläche gewählten Dokument.

•Adressliste erstellen - Word mit neuem Dokument starten

Diese Option erstellt die Adressliste, startet Word im Seriendruckmodus mit einem neuen (leeren) Dokument und lädt die Adressliste.